"Sådan sætter du ting i orden": et resumé af Allens bog // Briefs * Nonfixing

Send

Sådan sætter du ting i orden uden at miste dit humør

Metoden Getting Things Done (eller GTD) er baseret på at overveje resultaterne og definere de "næste trin". Hovedideen med GTD hjælper med til klart at definere målet og derefter hvert skridt mod at nå dette mål. Metoden er velegnet til at organisere præsentationer på arbejdet og til planlægning af julekøb.

Hver opgave skal være lille, så du kan løse den hurtigt, og manglen på tid eller motivation kunne ikke stoppe dig. Denne tilgang hjælper med at nå alle dine mål i livet, hjælper med at undgå stress.

Når du organiserer projekter ved hjælp af GTD-metoden, er du altid klar til at begynde at arbejde på en opgave med det samme, uanset hvad der sker omkring og hvor du er. GTD gør det næste skridt så let for dig, at du ikke ønsker at udsætte det.

I denne bog finder du nogle enkle værktøjer, som du kan bruge til at arbejde effektivt og opretholde et sober sind; samt anbefalinger om, hvilken holdning der skal udvikles for at implementere de grundlæggende principper for GTD.

Din hjerne er et tænkningsværktøj, ikke en lagerenhed

At være en succes i dit arbejde betyder at være en god arrangør. Dette er især vigtigt for mentale medarbejdere, for hvem jonglering af snesevis af opgaver og projekter samtidig er en dagligdags realitet. Vanskeligheder opstår, når den fine linje mellem vores personlige og professionelle liv sløres. Dette skyldes, at vores hjerne forsøger at finde ud af uløste problemer og minder os om dem på det mest uhensigtsmæssige øjeblik - selvom vi foretrækker at tackle dem senere.

For at holde alle de komplekse oplysninger om livet under kontrol behandler mange af os vores hjerner som en skrivebordsskuffe eller notebook. Vi misbruger vores hjerne og tvinger den til at gemme alle slags oplysninger. Når vi tæpper hovedet med information om uafsluttede opgaver, kommende møder og andre forpligtelser, spilder vi hensynsløst vores hjernes evne til at tænke, hvilket gør det vanskeligt at koncentrere sig om rigtigt arbejde.

For at arbejde så effektivt som muligt skal vi frigøre vores sind fra alt, hvad der ikke er relateret til den opgave, vi udfører på et bestemt tidspunkt i tiden. Brug 100% af dit sinds evne til at fokusere på opgaven.

Hvis du vil tænke klart, har du brug for en pålidelig "kurv til indsamling af materiale" ud over dit sind

Vores hjerne har en irriterende egenskab - den lader os aldrig glemme, hvad vi skal tage os af. Vi bliver konstant "bombarderet" med nye oplysninger, som også indtager et sted i vores sind. Hver ny idé, enhver hukommelse og ethvert problem, som vi har glemt at løse, distraherer os fra hovedbranchen.

Brug altid den såkaldte "kurv til indsamling af materiale": et sted uden for dit sind, hvor du kan placere enhver fremmed information eller idé. Du ved nøjagtigt, hvor du kan finde oplysningerne senere, når du har tid til det. Dette giver dig mulighed for helt at koncentrere dig om at skrive et brev, tale med en kollega eller klippe græsplænen.

Din "kurv til indsamling af materiale" kan være et notesblok, lister på din computer / telefon eller endda kasser, hvor du kan placere genstande og dokumenter. Din kurv (eller kurve) til indsamling af materiale skal være placeret i nærheden - så det vil være let for dig at udtrække oplysninger, som du ellers ville have samlet dig i tankerne.

Tag papirkurven ud - tøm alle eksterne "kurve" ugentligt

For at systemet skal fungere problemfrit, skal du understøtte det. Udvikle en vane med at gennemgå og tømme kurven en gang om ugen. Systemet "kurv til indsamling af materiale" fungerer, fordi det giver sindet en hvile med tillid til, at det ikke mister eller glemmer nogen vigtig information.

Hvis systemet ikke opdateres, ophører det med at være pålideligt, og hjernen bliver opmærksom og ophører med at stole på det. Så snart dette sker, vil det underbevidste sind igen begynde at blive distraheret af uløste problemer og ufærdige opgaver. Du skal nøje overveje alle dine opgaver og sætte ting i orden, styret af følgende regler:

Kryds de vigtige opgaver ud af listen.
Hvis du kan løse problemet meget hurtigt (på to minutter eller mindre) - gør det med det samme.
Opbevar vigtige oplysninger på et sikkert sted. Hvis det er et møde, et projekt eller en bestemt opgave, skal du overføre det til den relevante liste.
Regelmæssig "kurvrensning" er den eneste måde at sikre pålidelig ydelse og undgå stress.

Tøm "kurven", sorter materialet efter lister

Ligegyldigt hvordan materialet i din "kurv" er anderledes, behøver du ikke klassificere og sortere det i separate "kasser" eller lister.

De fleste huskelister fungerer ikke, fordi de bliver til en "salat" af opgaver, tanker og information. Listerne skal kun omfatte specifikke, gennemførlige opgaver, men vi skriver alt ubetinget ind i dem, og det er derfor meget let at miste synlige individuelle gennemførlige opgaver.

Hvordan organiserer du varer i din kurv?

Slet alt, hvad der er ubetydeligt, løs små opgaver og tilføj møder eller frister til din kalender.
Hvis dette er et komplekst arbejde (det vil sige, det kræver implementering af flere specifikke opgaver), medtages det i projektet med et klart formål.
Alle andre opgaver skal inkluderes på listen Næste handlinger.

Projektlisten giver et overblik over alle dine igangværende projekter.

Projekter er en nøglekomponent i ethvert produktivitetsforbedringssystem. Et projekt er et ønsket resultat, der kræver handling i flere trin. For at bestemme, hvilke opgaver projektet skal bestå af, forestil dig det resultat, du vil opnå, og beskriv det ønskede resultat i en sætning. At tænke på resultatet hjælper med at formulere specifikke opgaver, der bringer dig tættere på at nå projektmålet.

Listen indeholder alle de projekter, der skal afsluttes i den nærmeste fremtid. Dette vil hjælpe dig med at spore og kontrollere alle igangværende projekter, øge produktiviteten og slappe af.

Ved at opdatere listen ugentligt, skal du sikre dig, at hvert projekt er planlagt trin for trin. Alle de handlinger, der udgør projektet, falder på listen over "Næste handlinger". Det er specifikke opgaver, der kan nå ethvert mål.

Erstat din daglige opgaveliste med din kalender og listen over næste handlinger.

Daglige lister over aktuelle anliggender er ineffektive - de fordrejer din følelse af tid, vildleder dig og får dig til at tro, at du virkelig har tid til at gøre alt det ovenstående på en dag. Sådan urealistisk planlægning fører til skuffelse, tab af tid og undergang til at mislykkes, hvad du laver på forhånd.

En meget mere effektiv metode er at arbejde med kalenderen og listerne med næste handlinger. Kalenderen tjener kun et formål: at registrere aftaler. Alt, der er forbundet med en bestemt dag eller time - et møde eller et lægebesøg - skal registreres i en kalender.

Læg alle andre opgaver eller specifikke trin på listen Næste handlinger. Det giver dig mulighed for hurtigt at bestemme, hvilke opgaver der er mest relevante, og om du har tid til at løse dem.

Uanset hvor du er, skal du altid have en liste med "Næste handlinger" med dig. Dette giver dig muligheden for at vælge, hvilken opgave der giver mening at løse.

Hvis du har godt planlagte og forudvalgte opgaver, vil det ikke være svært for dig at beslutte, hvilken der giver mening at tackle.Forestil dig, at du er i lufthavnen, og din flyvning er forsinket med en time. Spørg dig selv i denne situation:

Hvilken opgave skal jeg vælge nu?
Hvilken opgave kan jeg afslutte i den tildelte tid?
Til hvilken opgave har jeg nok energi på et givet tidspunkt?
Hvilken opgave har den højeste prioritet?

Hvis du har for mange opgaver planlagt, er det fornuftigt at distribuere dem på tværs af flere lister og depoter. For eksempel kan den ene liste gemmes på en smartphone og den anden på en computer. Når du har sorteret opgaverne på denne måde, vil du vide, hvilken du kan udføre, mens du er på skrivebordet eller på et møde, eller mens du venter i lufthavnen.

Ventelister vil være nyttige, når du arbejder med andre mennesker.

Alle aktuelle projekter skal være opført på listen over projekter. Når du bruger listen "Næste handlinger", kan du sikre dig, at du konstant arbejder med opgaver, som hver bringer dine projekter tættere på færdiggørelsen.

I de fleste tilfælde skal du stole på andre mennesker, der er ansvarlige for de enkelte dele af hvert projekt. Men dette betyder ikke, at du skal opgive kontrollen med fremskridtene i et af dine projekter.

Hver gang du er afhængig af andre menneskers arbejde - du venter på, at en rapport fra nogen fortsætter med at arbejde på præsentationen - er det værd at holde en liste over "Venter". Så du kan notere alt, hvad andre mennesker skal give dig sammen med frister.

Ved at opdatere denne liste hver uge, vil du se, hvem og hvordan gør deres job. Du får en ny specifik opgave: at minde denne person om forpligtelsen.

Hvis denne opgave tager dig højst to minutter, skal du gøre det med det samme. Hvis ikke, kan du tilføje den til listen "Næste handlinger" eller til en af de mere specifikke lister og på en venlig måde minde personen om, at du stadig venter på hans rapport.

Gem oplysninger til en bestemt dag i en kalender eller filskab

Du kan planlægge en masse ting på forhånd, men nogle gange er du nødt til at vente på visse oplysninger, før du omdanner materialerne fra din "kurv" til specifikke opgaver eller møder.

Eksempel. Hvis du planlægger et interessant messe, kan du måske vente lidt og se dets deltagere, inden du beslutter, om det er fornuftigt at deltage i det. Hvis sådanne oplysninger ikke er tilgængelige for dig på forhånd, er det bedst at udsætte beslutningen.

I tilfælde, hvor du ikke har noget valg, og du er nødt til at planlægge alt i sidste øjeblik, vil følgende strategier være nyttige:

Angiv dig selv en påmindelse om en bestemt dag i kalenderen.
Opbevar en fil, der hjælper dig med at få adgang til de rigtige oplysninger på det rigtige tidspunkt.

En kortfil er et meget nøjagtigt og logisk system. Det består af 43 filer: 31 filer i dage i måneden og 12 i måneder af året. Hver dag vil du være i stand til at kontrollere dokumenter, påmindelser eller materiale "sendt" til dig selv.

For at systemet skal fungere, skal du bruge og opdatere det dagligt, og dette er det sværeste.

For idéer, der kan blive relevante i fremtiden, kan du tilføje dem til listen En gang / måske.

Denne liste inkluderer alt, hvad der ikke er på listerne med "Næste handlinger" eller "Projekter", men det bør ikke blande sig i hovedet. Listen En gang / muligvis indeholder alt det materiale, du endnu ikke har omdannet til specifikke ideer eller opgaver. Undervurder ikke fordelene. Det giver dig mulighed for at spore projektideer, der kan være ekstremt vigtige i fremtiden. Ideerne på denne liste kan opdeles i grupper. For eksempel:

“Ture, jeg gerne vil”;
“Vine, jeg gerne vil prøve”;
"Musikken, som jeg gerne vil lytte til."

Ligesom "næste trin", "lister / måske" lister vil hjælpe dig med at finde de oplysninger, du har brug for på det rigtige tidspunkt. Lister er mere pålidelige end din egen hukommelse.

Listen En gang / muligvis skal gennemgås og opdateres regelmæssigt, hvis du vil bruge den effektivt.

Organiseret arbejdsplads og ugentlig revision af dit system forbedrer produktiviteten

Alle materialelister skal være tilgængelige fra din arbejdsplads. Opret en "kontrolhytte" - et funktionelt mobilsystem for at få adgang til information, uanset hvor du er. Det er ekstremt vigtigt at oprette en liste og et filsystem, som du kan tage med dig, uanset hvor du går: selvom du sidder fast i lufthavnen eller i snestorm, kan du stadig være produktiv.

GTD-teknikken giver dig mulighed for at føle dig rolig og kontrollere alle aktuelle projekter: overvåge deres fremskridt og sørg for, at de går fremad.

Dit produktivitetssystem skal altid forblive relevant og komplet. Dit sind vil slappe af og være i stand til fuldt ud at koncentrere sig om opgaven, hvis du har tillid til dit system.

Ved at gennemgå alle dine lister på ugentlig basis, vil du sikre dig, at dit system forbliver funktionelt - hvert aktuelt projekt er forbundet med mindst en "Næste handling" på en relevant, let tilgængelig liste. Du vil have en generel idé om alt, hvad der sker. Revision hjælper med at se "skoven" uden at miste "træerne".

Hvor lang tid du bruger på en ugentlig gennemgang afhænger af, hvor meget tid du har brug for for at føle dig sikker og opbygge tillid til systemet.

Planlæg din ugentlige anmeldelse, f.eks. Fredag aften. Dette giver dig mulighed for at lukke dit arbejde og forlade weekenden med et klart hoved og en følelse af kontrol.

Naturlig planlægning tydeliggør målene og de næste trin i dine projekter

Projektudvikling er en temmelig unaturlig og ulogisk proces. Du skal tænke igennem og planlægge alle trin på forhånd, endnu ikke forestille dig et klart mål. Brug en naturlig planlægningsmetode, der afspejler dine daglige aktiviteter.

Et eksempel på dagligdags handling: du er sulten og danner et vagt mål ("Jeg må spise noget"), og angiv det derefter ("Jeg vil have pizza"). På dette tidspunkt vises der flere ideer i dit hoved om, hvordan man kan nå dette mål (”Jeg kan enten bage pizza, eller bestille den eller gå på en restaurant”). Alle skridt, du skal tage undervejs, bliver selvindlysende.

Anvend denne tankegang til dine virkelige projekter: start med den mest specifikke definition af formål. Det gør aldrig ondt at bruge tid på at sætte mål, fordi alle efterfølgende handlinger afhænger af dette. Når målet er klart, begynder dit sind automatisk brainstorming. Så du kan komme med de ideer, der er nødvendige for at nå målet. En god taktik er at begynde brainstorming “udefra”; skriv for eksempel ned og gem dine ideer på papir.

Når du har samlet alle dine ideer, skal du organisere og gruppere dem og derefter identificere de specifikke handlinger, der er nødvendige for at afslutte projektet.

Naturlig planlægning klargør arbejdet med projektet meget og gør det interessant, hurtigt og intuitivt.

Den vigtigste ting

Hvordan arbejder man effektivt og med et klart hoved?

Din hjerne er et tænkende værktøj, ikke en lagerenhed. Hvis du vil tænke klart, har du brug for en pålidelig "kurv til indsamling af materiale" uden for dit sind.
Tag papirkurven ud - tøm alle eksterne "kurve" ugentligt.
Når du sorterer "kurve", skal du sortere materialet efter emnelister.

Enkle værktøjer, der komponerer GTD-metoden

"Projekter" -listen giver en oversigt over alle dine igangværende projekter.
Brug listerne med kalender og næste handling i stedet for en daglig opgaveliste.
Ventelister er meget nyttige, når du arbejder med andre mennesker.
Gem oplysninger til en bestemt dag i en kalender eller filskab.
Alle potentielt interessante ideer bør føjes til listen En gang / muligvis.
En organiseret arbejdsplads og en ugentlig gennemgang af dit system er uundværlig for produktivt arbejde.