Hjælp læseren - strukturer dine tanker i form af en pyramide

Ved udarbejdelse af dokumentet repræsenterer mange dets fremtidige indhold, men har ikke en konkret plan - hvad man skal sige, og hvordan man formulerer det. De begynder bare at skrive i håb om, at strukturen vil dukke op af sig selv. Resultatet er en uberegnelig fortælling, som læseren bliver nødt til at forstå.

Årsag foretrækker rækkefølge. Han arrangerer endda tilfældige data i en bestemt rækkefølge.

Eksempel. De gamle grækere så i stjerneklyngerne figurer af dyr i stedet for promiskuøse punkter.

Ved læsning forsøger en person automatisk at arrangere information i form af en pyramide, hvis grundlag er begrundelser og argumenter, der bekræfter konklusionerne. I denne form er læseren lettere at "fordøje" informationen.

Eksempel. ”Sæderne var kolde. Jeg kom næsten i kamp. Italien tabte. Det var en virkelig frygtelig fodboldkamp. ” En sådan ”historie” er meget dårligt struktureret, da nøgleideen kun er indikeret i slutningen.

I henhold til pyramidens struktur introduceres først en generalisering, og derefter gives argumentation. Ovenstående historie er lettere at forstå, hvis du strukturerer den anderledes.

Eksempel. ”Det var en virkelig frygtelig fodboldkamp: kolde sæder, jeg kom næsten i kamp, ​​og Italien tabte.”

Gruppér lignende ideer, og udtryk derefter hver gruppe i en sætning

Når du bygger en pyramide, skal du bruge bottom-up-metoden: først liste alle teser, gruppér dem, der fører til den samme konklusion. Udtrykk derefter hver gruppe i en sætning. Hver sådan generalisering er toppen af ​​pyramiden.

Gentag proceduren for de resterende grupper. Som et resultat vil hovedideen for hele dokumentet blive udtrykt i én sætning. Din pyramide er klar.

Eksempel. Teserne "vores kundebase vokser", "hver kunde køber mere" og "vi øgede vores priser" kan udtrykkes i en sætning: "vores salg vokser". Derefter kan du gruppere denne generalisering med andre, for eksempel med "vores faste omkostninger reduceres" og "vores variable omkostninger er reduceret", og udtrykke denne nye gruppe med en generel sætning: "vores indkomster vokser".

Gruppering og opsummering er enkel, men du skal overholde de grundlæggende regler:

1. Enhver tanke, der udtrykkes i en pyramide, skal være en kort beskrivelse af grupperede teser. Brug aldrig meningsløse generaliseringer som "der er tre grunde til at komme ind på det østrigske marked." Dette er en ekstra skrift, da forfatteren ikke gider at generalisere tre grunde til læseren.
2. Sammendrag i enhver gruppe skal være logisk ens og på samme niveau af abstraktion. Det vil sige, en gruppe kan ikke bestå af "æbler", "frugter" og "bord": æblet og bordet er logisk set ikke ens, og "frugt" er et abstrakt udtryk, der refererer til et højere niveau af pyramiden.

Begrundelse: Træk konklusioner fra datakæden ved hjælp af fradrag

Enhver generalisering i pyramiden bør rejse et spørgsmål fra læseren, hvis svar gives senere. Svaret er formuleret ved hjælp af fradragsmetoden.

Fradrag er en ræsonnement, hvor konklusioner drages ud fra antagelser.

Eksempel. Fra antagelserne om "alle mennesker er dødelige" og "Goliat er en mand" følger konklusionen, at "Goliat er dødelig." Derefter kan du sammenfatte hele processen med deduktiv ræsonnement: "Goliat er en mand, han er dødelig."

For henstillinger skal du bruge den omvendte fradragsordre.

Eksempel. ”Vi er nødt til at ansætte en kandidat, der kan læse. Kandidat A kan læse. Derfor skal vi ansætte kandidat A. ” Så ordren om antagelse-antagelse-konklusion skjuler de vigtigste oplysninger til slutningen.Anbefalinger drager normalt fordel af den omvendte rækkefølge: "Vi skal ansætte kandidat A, fordi vi har brug for nogen, der kan læse, men han kan."

På trods af det faktum, at deduktiv begrundelse er en ligetil og naturlig proces, bør den ikke bruges i komplekse resonnementer, hvor flere niveauer af begrundelse er nødvendige for at bekræfte antagelserne.

Hvis du forsøger at retfærdiggøre konklusionen af ​​et komplekst dokument gennem fradrag, vil den første antagelse sandsynligvis have flere niveauer af begrundelse, som læseren bliver nødt til at "komme igennem" for at nærme sig den anden antagelse. Denne logik er meget vanskelig at følge.

Begrundelse: Træk konklusioner fra en gruppe lignende teser ved induktion

Hvis generaliseringen i pyramiden ikke kan bekræftes med fradrag, skal du bruge en mere kreativ form for ræsonnement - induktion. Induktion drager en konklusion fra et sæt ideer, på en måde ens.

Eksempel. Konklusionen ”Einstein var et geni” bekræftes af sådanne generaliseringer som ”studerede relativitetsteorien”, ”studerede tyngdekraften” og ”studerede den kosmologiske konstant”.

I induktion er den logiske rækkefølge af argumenter ikke så indlysende som i deduktion. For at gøre ideen intuitiv for læseren, skal rækkefølgen bestemmes på basis af gruppering. Hvis du har grupperet dele af helheden, f.eks. Virksomhedsafdelinger, skal du arrangere dem baseret på deres struktur, svarende til organisationens struktur.

Brug MECE-princippet (princippet om gensidigt udelukkende, fælles udtømmende bestemmelser). Det vil sige, at virksomhedens afdelinger ikke duplikerer funktioner i flere afdelinger, men på samme tid beskriver de dele, der er samlet, organisationen uden at miste noget.

Hvis grupperingen består af anbefalinger, skal du arrangere dem i kronologisk rækkefølge, startende med den første.

Eksempel. Når du opsummerer "Ansæt en ny assistent", grupperes rækkefølgen: "Placer en ledig stilling, inviter kandidater til et interview, træff en beslutning om ansættelse."

Hvis du har klassificerede elementer baseret på bestemte fælles egenskaber, skal du arrangere dem i henhold til karakteristikniveauet i hvert element.

For at fremsætte henstillinger skal du nærme dig problemet fra et systematisk synspunkt og visualisere det ved hjælp af logiske træer

Forretningsdokumenter giver ofte anbefalinger til løsning af et problem. Brug den ligefremme problemløsningsproces til at fremsætte henstillinger.

1. Identificer problemet i klare, målbare termer.

Eksempel. ”Fabrikken mister tre timers arbejdstid hver dag; hvordan kan dette undgås? ”

2. Find ud af nøjagtigt, hvad problemet er.

Eksempel. ”Problemet er ikke hos mennesker eller råvarer, men i udstyr: det bryder sammen hver dag.”

3. Graver dybere - find ud af, hvorfor problemet eksisterer.

Eksempel. ”De fremmødte er ikke ordentligt trænet.” Dette giver dig mulighed for at identificere handlinger for at løse problemet. For eksempel "Udpeg ansvarlige lærere eller inviter eksterne lærere."

For at løse et problem kan du visualisere det ved hjælp af et logisk træ. Et logisk træ er et forenklet diagram over forbindelser, der forgrener sig fra venstre til højre.

Eksempel. Overskudstræ: ordet "fortjeneste" danner en træstamme og er opdelt i to grene: "salg" og "omkostninger". "Udgifter" forgrenes til "Konstant" og "Variabler" etc.

I sidste ende vil træet være så detaljeret, at problemerne og deres kilder vil fremgå. I dette eksempel kan du forstå, at overskuddet reduceres på grund af stigende omkostninger til visse materialer.

Strukturanbefalinger baseret på det resultat, du kan opnå

Du har fundet en løsning på læserens problem. Nu skal du overbevise ham om at gribe ind. Lav anbefalinger så overbevisende som muligt.

Når du giver en anbefaling, fremsætter du et forslag til handling, der sigter mod at opnå det ønskede resultat.Gruppér handlinger baseret på det resultat, du stræber efter at nå, og beskriv det, så du senere kan forstå, om det er opnået.

Eksempel. Læseren ønsker at øge deres overskud.

Dårligt strukturerede anbefalinger ser sådan ud:

1. Undersøgelsesindikatorer:

• planteproduktivitet;
• kundetilfredshed.

2. Gør træning oftere:

• anlæg personale;
• salgspersonale.

Der er to hovedproblemer i en sådan struktur: For det første, selv om grupperede handlinger har en ekstern lighed, er de rettet mod at opnå forskellige resultater; for det andet skal de ønskede resultater detaljeres for derefter at bedømme, om de er opnået.

Følgende struktur er således mere klar og overbevisende:

1. 5% stigning i salget i det næste kvartal:

• undersøge kundetilfredshed;
• Lær dit salgsteam oftere.

2. Reduktion af produktionsomkostningerne med 2% i det næste kvartal:

• undersøg planteproduktivitet;
• Lær planteansatte oftere.

Handlinger er nu grupperet baseret på de ønskede resultater. Derefter kan man nemt bedømme, om målene faktisk er nået.

Brug introduktionen til at fortælle læseren om nøglepunkter i dokumentet i de første 30 sekunder af læsningen.

Hvert dokument skal begynde med en kort introduktion til at brænde læsernes interesse og sætte scenen for løsning af problemet.

Den nemmeste måde at vække læserens interesse og hjælpe med at fokusere på dokumentet er at præsentere introduktionen i form af en historie. Start med en beskrivelse af situationen (den aktuelle situation), identificer problemet og foreslå endelig en løsning.

Eksempel. Situation - "ArgonEx overvejer at investere i nye miner i Østrig." Problem: "ArgonEx er svært at komme ind på et nyt marked." For at læseren let kan acceptere dine udsagn, bør både situationen og kompleksiteten være bekendt med ham.

Problemet skal give læseren spørgsmål såsom "Hvad skal der gøres?". Dokumentets hovedtekst indeholder et detaljeret svar på dette spørgsmål, men i de første 30 sekunder af læsningen bør der udvikles en generel idé om din mening.

I introduktionen vil du give udtryk for hovedpunkterne samt de vigtigste argumenter:

Eksempel. ”(Højdepunkter) ArgonEx kan komme ind på det østrigske marked ved at købe en eksisterende markedsdeltager, fordi (1) minetilladelser sjældent udstedes til udenlandske virksomheder, (2) lokale mineselskaber er billigt solgt, og (3) konkurrenter har lidt store tab i lignende situationer forsøger at handle på egen hånd. "

Brug overskrifter og formatering til at demonstrere pyramidens struktur.

For at guide læseren gennem strukturen af ​​pyramiden skal du først demonstrere den. Den mest populære metode er overskrifter, der angiver niveauer og grupper af ideer. Brug indrykk for at fremhæve niveauerne af pyramiden, desimaltal tilføjes ofte også (1, 1.1, 1.1.1). Eksempel:

Dokumentets navn

Her skriver de en introduktion og angiver hovedargumentet samt hovedidéerne i sektionerne.

1. Det første afsnit

Forestil dig altid enhver gruppe af overskrifter og nøglepunkter.

1.1. Første underafsnit

Idéen til dette underafsnit understøttes af følgende nummererede afsnit.

1.1.1. Bekræfter ideen om det første underafsnit

1.1.2. Bekræfter ideen om det første underafsnit

1.2. Andet underafsnit

2. Det andet afsnit

2.1. Første underafsnit

2.2. Andet underafsnit

Læsere læser som regel flydende overskrifter, derfor er det ikke nødvendigt at investere hovedideen i dem. Hold dem korte ved at udtrykke essensen i sektionen. Når brug af overskrifter virker for formel, prøv at fremhæve hovedpunkter, argumenter osv. I teksten.

I meget korte meddelelser er indrykk den mest passende måde at formidle en enkel struktur på. Eksempel:

For at ringe på mandag har jeg brug for følgende data for Japan:

• Mængde af salg
• Udgifter
• Markedstendenser

Brug klare overgange mellem grupper af argumenter, så læseren ikke mister en tråd

Selv den mest logiske struktur af pyramiden er ubrugelig, hvis læseren ikke holder trit med den. Når man bevæger sig mellem sektioner og underafsnit, skal læseren vide, hvornår overgangen finder sted. En måde er at indikere de vigtigste konklusioner fra den foregående i begyndelsen af ​​et nyt afsnit.

Eksempel. Hvis der i det sidste kapitel er en generalisering "ArgonEx har for mange lagre", kan det næste kapitel om logistik startes som følger: "Ud over for mange lagre er ArgonEx-logistikprocesser ineffektive". Så læseren vil forstå, at du er skiftet til et nyt undersegment af pyramiden.

Hvis kapitlet er særlig langt og kompliceret, skal du udfylde det med en kort oversigt over hovedpunkterne, før du går videre.

Hvis dokumentet består af anbefalinger, kan du afslutte det med et enkelt og praktisk afsnit “Yderligere handlinger”.

Den vigtigste ting

Strukturer dine tanker grundigt, inden du begynder at skrive.

Sådan struktureres ideer effektivt

• Hjælp læseren - opbygge tanker i form af en pyramide;
• Gruppér lignende ideer, og udtryk derefter hver gruppe i en sætning;
• Begrundelse: drage konklusioner fra datakæden ved hjælp af deduktionsmetoden
• Begrundelse: Træk konklusioner fra en gruppe af lignende punkter ved induktion.

Sådan fremsættes nyttige anbefalinger

• Approach problemet fra et systematisk synspunkt og visualiser det ved hjælp af logiske træer;
• Strukturer dine anbefalinger baseret på det resultat, du kan opnå med dem.

Sådan udtrykkes den ønskede struktur med ord

• Brug introduktionen til at fortælle læseren om nøglepunkter i de første 30 sekunder af læsningen;
• Brug overskrifter og formatering til at demonstrere pyramidens struktur;
• Brug klare overgange mellem grupper af argumenter, så læseren ikke mister tråden.